Como escrever um e-mail profissional eficiente

Escrevendo email eficiênte

Parece simples, e é simples. Escrever mensagens de e-mails profissionais para se comunicar com colegas de trabalho e clientes é fácil e não precisa de muito conhecimento. Mas tenha calma, escrever mensagens corporativas precisa de certos cuidados, você não pode enviar um e-mail para um cliente como estivesse escrevendo para seu melhor amigo de escola ou seus pais. Vamos tratar de alguns pontos para ficar ligado.

Separe textos longos por parágrafos

Se estiver escrevendo mais de três frases, precisa separar o conteúdo em parágrafos lógicos para a mensagem não ficar cansativa. Quando as pessoas olham para uma grande quantidade de texto, pensam logo, “Nossa, eu realmente tenho que ler isso tudo, quanto esforço.” Imagine um cenário pior, quando o destinatário estiver sem tempo, ou já com pouca paciência.

Facilite as coitas para seus leitores, escreva mensagens curtas e separe textos longos por parágrafos lógicos.

Não seja grosseiro nas mensagens

Bom, o ideal é não ser grosseiro em momento algum. Em mensagens de e-mail o cenário piora, porque quanto uma mensagem é enviada ela não tem volta e esse e-mail vai ficar gravado na caixa de entrada no leitor por tempo indeterminado.

Aqui está um exemplo de mensagem tosca.

“Onde está meu relatório? Solicitei para hoje e estou muito aborrecida por não ter recebido ainda. Preciso de agilidade.”

Existe muitas formas da mensagem acima de reescrita com mais cordialidade, veja um exemplo.

“Não encontrei o relatório que deveria enviar. Me desculpe, mas você está com algum problema de falta de tempo? Se eu puder ajudar, me escreva. Se possível, vocês conseguem enviar ainda hoje? Obrigado pelo tempo de vocês.”

A mensagem ficou longa, e bem amigável. Provavelmente a pessoal que receber o e-mail vai ficar contente com a leitura, e até quem sabe emocionado em ajudar, enviando o relatório o mais rápido possível.

Não use um e-mail gratuitos em sua empresa

É um tiro no pé se estiver usando um endereço de e-mail como “@gmail.com” ou “@yahoo.com.br” em sua empresa. Está divulgando esses serviços e deixando sua marca em segundo plano. O melhor que tem que fazer é usar um e-mail profissional como “@suaempresa.com.br” levando sua marca na frente, para todo o lugar.

É barato, com um simples registro de domínio por apenas R$45,00 já consegue sua conta profissional. Veja em, criando um e-mail profissional gratuito.

Escreva mensagens em momentos zen

Cada empresa é diferente, mas em muitos casos, as pessoas no trabalho são irritantes. Se tiver irritado é melhor guardar a mensagem para momentos mais tranquilos. Você pode retirar uma frase desagradável, alterar uma linha ou comentário mal-intencionado. Faça isso e todas as pessoas vão de adorar.

Tenha uma assinatura profissional

Assine seus mensagem no fim, isso é muito útil para clientes e pessoas que não te conhecem, e que estão recebendo a mensagem pela primeira vez. Com uma assinatura bem criada, pode deixar as pessoas saberem mais sobre você e a empresa em que trabalha.

Se não tiver habilidades em criar assinaturas de e-mail, use por exemplo o byBrand.io em http://www.bybrand.io, com ele conseguir criar assinaturas de e-mail perfeitas para usar no Webmail ou Outlook.

Finalizando

Há uma certa sutileza para e-mails de negócio bem trabalhado. Quem ler bem, recebe a mensagem, entende, e transmite a emoção que está sentido. Aperfeiçoamento de e-mail se desenvolve ao longo do tempo, com as práticas corretas mencionadas aqui vai consegui escrever mensagens melhores. Com um e-mail bem trabalhado torna-o mais respeitado e mais eficiente no trabalho.

Se tiver alguma dúvida ou sugestão escreva nos comentários.

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